Werk je met Microsoft 365, of sta je op het punt naar 365 over te stappen? Hou dan je opslagcapaciteit in het oog. Data groeit nu eenmaal, en gebruikte mediabestanden worden steeds groter. Je moet er dus rekening mee houden dat de standaardopslagruimte die je in Microsoft 365 krijgt voor Sharepoint en Teams eindig is. In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen als je tegen je opslaglimieten aanloopt: extra ruimte aanschaffen of, meer kosteneffectief, overgaan tot archivering. We geven ook tips om opslagruimte te besparen  

1. Opslagruimte in SharePoint en Teams

Microsoft Teams en SharePoint zijn ideaal voor het overzichtelijk delen van informatie binnen je organisatie. Je werknemers maken sites en teams om documenten en informatie te delen met collega’s, partners en klanten. Zowel bestanden die je via SharePoint deelt, als gedeelde files in Teams, worden allemaal in de SharePoint-opslag van jouw Microsoft 365 omgeving bewaard. Binnen het abonnement dat de meeste ondernemers gebruiken, Microsoft 365 Business Premium, krijg je voor SharePoint standaard 1TB opslagruimte, plus 10GB per gebruiker voor company data. Heb je 50 gebruikers, dan is je opslaglimiet dus 1,5TB en dat is beperkt. Als je tegen je limiet aanloopt heb je, we schreven het al, twee opties: extra opslagruimte aanschaffen, of je data archiveren.  

1a. extra ruimte aanschaffen

Voor een bedrag van 0,19 cent per maand kun je 1 GB opslagruimte extra huren. Een extra Terabyte kost dus 190,- per maand. Goed om te weten, dan kun je daar in je financiële planning rekening mee houden.  

1b: ‘oude’ gegevens archiveren

Je kunt in Teams en SharePoint ook ruimte vrijmaken door sites en teams te archiveren. Dan betaal je 0,05 cent per maand voor elke GB die je archiveert, en speel je die ruimte vrij in je primaire SharePoint-opslag. Maar let op: Gearchiveerde SharePoint/Teams-sites zijn niet meer vindbaar of doorzoekbaar voor gebruikers; alleen voor beheerders. Op de Microsoft website is overigens wel te lezen dat in de toekomst mogelijk de gearchiveerde data ook voor eindgebruikers doorzoekbaar is.  

1c: version history aanpassen

Het kan raadzaam zijn om in de SharePoint-opslag de ‘version history’ aan te passen. Deze instelling staat per default op automatisch, en het aantal versies dat per bestand wordt opgeslagen, kan hierdoor wel oplopen tot 500. Overweeg om standaard een lager aantal versies te bewaren.  

2. Opslagruimte in je mailbox

Wat voor de opslagruimte van SharePoint en Teams geldt, geldt niet voor je e-mail. De standaard opslagcapaciteit binnen Microsoft 365 Business Premium is ruim.  

2a. veel ruimte voor je mail

Oké, de standaard 50GB opslagcapaciteit van de Exchange Online mailbox bij je 365 Business Premium abonnement kan vollopen. Maar gelukkig is er uitgebreide archiefruimte voor iedere gebruiker. Je systeembeheerder kan namelijk een functie aanzetten waarmee mail van 2 jaar en ouder vanzelf in een archiefmailbox terechtkomt. Die is 50GB groot.  

2b. extra archief ontsluiten

Het is nauwelijks voorstelbaar, maar: raakt je archief vol? Vraag dan je systeembeheerder om rechtstreeks onder de motorkap van je Microsoft 365 Business Premium een extra ruimte van 1,5TB beschikbaar te maken. Hoe dit moet, wordt gewoon door Microsoft toegelicht op zijn website.  

2c. opruimen

Tip: motiveer je gebruikers regelmatig om oude overbodige bestanden op te ruimen. Voor email geeft Outlook het dataverbruik tegenwoordig overzichtelijk weer. Dat motiveert om dikwijls de bezem door de inbox en het archief te halen. En... het lijkt wat vergezocht misschien, e-mails die verwijderd zijn, kunnen ook niet meer gelekt worden. Ook veiligheid is dus een reden om je inbox frequent op te schonen.  

3. Minder data, kleinere back-up

Je zou het bijna vergeten, maar ruimtebesparende acties zorgen er niet alleen voor dat je limieten minder snel in zicht zijn, maar ook dat er geen overbodige bestanden in je back-up terechtkomen. Hierdoor neemt je back-up op zijn beurt weer minder onnodige ruimte in.  

Kortom: verleg je opslaglimiet

De standaard opslagcapaciteit voor Scharepoint en Teams binnen Microsoft 365 Business Premium is beperkt. Loop je tegen datalimieten aan, dan kun je extra opslagruimte aanschaffen, of data archiveren. Eventueel kun je ook extra archiefruimte kopen. Besparen op opslagruimte is sowieso handig. Daarmee houd je je back-ups ook zo klein mogelijk. Vraag je medewerkers regelmatig hun mailopslag te laten opschonen. En voorkom dat er onnodig oudere versies van bestanden worden opgeslagen door ‘version history’ aan te passen. Wil je maatwerkadvies, of heb je vragen over je opslagruimte en de mogelijkheden om meer ruimte aan te schaffen? Neem dan contact op met Brisk ICT. [...]

Brisk ICT heeft onlangs opnieuw de prestigieuze status van Microsoft Solutions Partner voor Modern Work behaald. Dat betekent dat onze medewerkers precies weten wat ze doen als ze onze klanten begeleiden bij de overstap naar hybride werken. Wil je weten wat dit Microsoft Solutions Partnership inhoudt, en wat je ervan merkt als klant? Lees dan snel verder.  

Wat is een Microsoft Solutions Partner?

Het Microsoft Cloud Partner Program is een wereldwijd partnerprogramma voor bedrijven die nauw samen willen werken met Microsoft. Binnen dit programma zijn er verschillende soorten partnerschap. Microsoft vraagt van potentiële partners dat ze voldoen aan bepaalde vereisten. Het "Modern Work" partnership dat Brisk ICT onlangs wist te vernieuwen, gaat over het verbeteren van productiviteit en het ondersteunen van hybride werken door gebruik te maken van onder andere Microsoft 365 tools zoals Microsoft Teams, SharePoint, en verschillende modules van Microsoft Viva.  

Hoe Brisk ICT de partnershipstatus weet te handhaven

Om onze bevoorrechte positie van Microsoft Solutions Partner voor Modern Work te behouden, moesten de medewerkers van Brisk ICT aantonen nog steeds over de juiste technische capaciteiten te beschikken. Daarnaast hebben ze nieuwe certificeringen behaal. Brisk ICT moest daarbij een minimumaantal succesvolle implementaties laten zien en ook nieuwe klanten toevoegen. Bij bestaande klanten moest groei in gebruik van Microsoft 365 zichtbaar zijn.  

Wat onze klanten van ons Microsoft Partnerschap merkt

Als klant van Brisk ICT profiteer je op verschillende manieren van onze status van Microsoft Solutions Partner voor Modern Work.  

1. Toegang tot de nieuwste technologieën

Het partnership geeft Brisk ICT toegang tot de nieuwste Microsoft-technologieën en updates. Dit betekent dat je kunt rekenen op de meest geavanceerde oplossingen om je (hybride) bedrijfsprocessen te ondersteunen en te verbeteren.  

2. Hoogwaardige ondersteuning

Dankzij de uitgebreide training en certificering van het team van Brisk ICT, kun je rekenen op deskundige ondersteuning en advies. Of het nu gaat om het opzetten van een nieuwe Microsoft Teams-omgeving of een andere Microsoft 365 cloud-toepassing, bij Brisk ICT krijg je altijd hulp van hooggekwalificeerde professionals.  

3. Verbeterde productiviteit

Door het gebruik van Microsoft 365-oplossingen helpt Brisk ICT je team om efficiënter samen te werken, zowel op kantoor als op afstand. Dit bevordert de productiviteit en samenwerking binnen je organisatie, wat essentieel is in de moderne werkwereld.  

4. Betrouwbaarheid en vertrouwen

De Solutions Partner-status geeft aan dat Brisk ICT zich voortdurend toelegt op verbetering en klanttevredenheid.    

Ons partnership is in jouw voordeel

Het opnieuw behalen van de Microsoft Solutions Partner status voor Modern Work door Brisk ICT is niet alleen een bewijs van onze expertise, maar verzekert onze klanten van hoogwaardige ondersteuning en toegang tot de nieuwste technologie voor hybride werken. Dus of je nu je productiviteit wilt verhogen, betere samenwerkingstools nodig hebt, of gewoon wilt profiteren van deskundige ondersteuning, Brisk ICT staat klaar om je te helpen. Meer weten? Neem contact met ons op! [...]

Waarschuwing voor alle organisaties die Windows 10 gebruiken

In oktober 2025 stopt Microsoft met het bijhouden van Windows 10. Er komen geen updates meer. Wil je veilig blijven werken, dan stap je dus over naar Windows 11. Upgrades naar Windows 11 vanaf Windows 10 zijn gratis, maar niet iedere pc of laptop is daarvoor geschikt. Controleer het nu, zodat je de aanschaf van nieuwe apparatuur nog mee kunt nemen in je begroting voor 2025.

Vanaf oktober 2025 is Windows 10 een veiligheidsrisico

Als iets nog goed bevalt, is het zonde om het te vervangen. Dat geldt ook voor Windows 10. Zijn opvolger is al drie jaar op de markt, maar tot nu toe zijn nog heel veel mensen niet overgestapt. Dat hoeft ook niet, want Microsoft levert immers nog steeds beveiligingsupdates! Maar... op 14 oktober 2025 zet het bedrijf een streep onder die ondersteuning. Vanaf dat moment is het gebruiken van Windows 10 dus een veiligheidsrisico.

Let op: niet elk apparaat is geschikt voor Windows 11

Dat betekent dus: overstappen naar Windows 11. Maar je kunt daarbij voor een onaangename verrassing komen te staan. Niet alle pc’s en laptops zijn namelijk geschikt voor het nieuwe besturingssysteem. Je kunt je apparaten nu op geschiktheid controleren, eventueel is daar een handig softwaretooltje voor beschikbaar. Zo weet je tijdig of je ze moet vervangen.

Voorkom onverwachte kosten

Kan mijn pc of laptop niet gewoon aangepast worden dan? Helaas: Windows 11 vraagt om een speciale beveiligingschip én om een processor met een bepaalde rekenkracht. Laten dat nu net onderdelen zijn die niet vervangen kunnen worden. Dus, inderdaad: de hele machine moet plaatsmaken voor een nieuwe. Vandaar dat we het nu onder je aandacht brengen, dan zit je straks niet met onverwachte kosten.

Ga er nu vast mee aan de slag

Wat je te doen staat: controleer of je computer geschikt is voor Windows 11. Dat moet je bij ieder apparaat doen. Je technisch consultant kan uiteraard ook je laptops en pc’s voor je nalopen. Geschikt? Zorg dan dat je vóór oktober 2025 het nieuwe besturingssysteem op orde hebt met de gratis upgrades naar Windows 11.

Neem alle kosten op in je begroting 

De upgrade van Windows 10 naar 11 die Microsoft aanbiedt is gratis. Zijn er apparaten die vervangen moeten worden? Overleg dan met je technisch consultant van Brisk ICT over de aanschaf van de nodige nieuwe laptops/pc’s. Vergeet niet om ook een inschatting te vragen hoeveel tijd het gaat kosten om de apparatuur bedrijfsklaar op te leveren. 

Check of alles blijft samenwerken

Heb je speciale software draaien op Windows 10? Heb je een client-server omgeving in de lucht of ben je afhankelijk van bepaalde hardware, zoals printers, en weet je niet zeker of die ook met een volgende Windowsversie samenwerken? Vraag dan voordat je overstapt aan je technisch consultant of alles compatibel is met Windows 11. Dan draait je bedrijf ook na de upgrade lekker verder.

Maak een upgradeplan met Brisk ICT

Denk je na het lezen van al die stappen: maar daar heb ik toch Brisk ICT voor? Klopt! We nemen je met plezier alle gedoe uit handen. Wij zorgen dat alles samen blijft werken, zodat jij je kan blijven concentreren op je business. Neem nu contact op met Brisk ICT voor een upgradeplan. [...]