Bewaking en periodiek beheer

Werk je met Microsoft 365, of sta je op het punt naar 365 over te stappen? Hou dan je opslagcapaciteit in het oog. Data groeit nu eenmaal, en gebruikte mediabestanden worden steeds groter. Je moet er dus rekening mee houden dat de standaardopslagruimte die je in Microsoft 365 krijgt voor Sharepoint en Teams eindig is. In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen als je tegen je opslaglimieten aanloopt: extra ruimte aanschaffen of, meer kosteneffectief, overgaan tot archivering. We geven ook tips om opslagruimte te besparen  

1. Opslagruimte in SharePoint en Teams

Microsoft Teams en SharePoint zijn ideaal voor het overzichtelijk delen van informatie binnen je organisatie. Je werknemers maken sites en teams om documenten en informatie te delen met collega’s, partners en klanten. Zowel bestanden die je via SharePoint deelt, als gedeelde files in Teams, worden allemaal in de SharePoint-opslag van jouw Microsoft 365 omgeving bewaard. Binnen het abonnement dat de meeste ondernemers gebruiken, Microsoft 365 Business Premium, krijg je voor SharePoint standaard 1TB opslagruimte, plus 10GB per gebruiker voor company data. Heb je 50 gebruikers, dan is je opslaglimiet dus 1,5TB en dat is beperkt. Als je tegen je limiet aanloopt heb je, we schreven het al, twee opties: extra opslagruimte aanschaffen, of je data archiveren.  

1a. extra ruimte aanschaffen

Voor een bedrag van 0,19 cent per maand kun je 1 GB opslagruimte extra huren. Een extra Terabyte kost dus 190,- per maand. Goed om te weten, dan kun je daar in je financiële planning rekening mee houden.  

1b: ‘oude’ gegevens archiveren

Je kunt in Teams en SharePoint ook ruimte vrijmaken door sites en teams te archiveren. Dan betaal je 0,05 cent per maand voor elke GB die je archiveert, en speel je die ruimte vrij in je primaire SharePoint-opslag. Maar let op: Gearchiveerde SharePoint/Teams-sites zijn niet meer vindbaar of doorzoekbaar voor gebruikers; alleen voor beheerders. Op de Microsoft website is overigens wel te lezen dat in de toekomst mogelijk de gearchiveerde data ook voor eindgebruikers doorzoekbaar is.  

1c: version history aanpassen

Het kan raadzaam zijn om in de SharePoint-opslag de ‘version history’ aan te passen. Deze instelling staat per default op automatisch, en het aantal versies dat per bestand wordt opgeslagen, kan hierdoor wel oplopen tot 500. Overweeg om standaard een lager aantal versies te bewaren.  

2. Opslagruimte in je mailbox

Wat voor de opslagruimte van SharePoint en Teams geldt, geldt niet voor je e-mail. De standaard opslagcapaciteit binnen Microsoft 365 Business Premium is ruim.  

2a. veel ruimte voor je mail

Oké, de standaard 50GB opslagcapaciteit van de Exchange Online mailbox bij je 365 Business Premium abonnement kan vollopen. Maar gelukkig is er uitgebreide archiefruimte voor iedere gebruiker. Je systeembeheerder kan namelijk een functie aanzetten waarmee mail van 2 jaar en ouder vanzelf in een archiefmailbox terechtkomt. Die is 50GB groot.  

2b. extra archief ontsluiten

Het is nauwelijks voorstelbaar, maar: raakt je archief vol? Vraag dan je systeembeheerder om rechtstreeks onder de motorkap van je Microsoft 365 Business Premium een extra ruimte van 1,5TB beschikbaar te maken. Hoe dit moet, wordt gewoon door Microsoft toegelicht op zijn website.  

2c. opruimen

Tip: motiveer je gebruikers regelmatig om oude overbodige bestanden op te ruimen. Voor email geeft Outlook het dataverbruik tegenwoordig overzichtelijk weer. Dat motiveert om dikwijls de bezem door de inbox en het archief te halen. En... het lijkt wat vergezocht misschien, e-mails die verwijderd zijn, kunnen ook niet meer gelekt worden. Ook veiligheid is dus een reden om je inbox frequent op te schonen.  

3. Minder data, kleinere back-up

Je zou het bijna vergeten, maar ruimtebesparende acties zorgen er niet alleen voor dat je limieten minder snel in zicht zijn, maar ook dat er geen overbodige bestanden in je back-up terechtkomen. Hierdoor neemt je back-up op zijn beurt weer minder onnodige ruimte in.  

Kortom: verleg je opslaglimiet

De standaard opslagcapaciteit voor Scharepoint en Teams binnen Microsoft 365 Business Premium is beperkt. Loop je tegen datalimieten aan, dan kun je extra opslagruimte aanschaffen, of data archiveren. Eventueel kun je ook extra archiefruimte kopen. Besparen op opslagruimte is sowieso handig. Daarmee houd je je back-ups ook zo klein mogelijk. Vraag je medewerkers regelmatig hun mailopslag te laten opschonen. En voorkom dat er onnodig oudere versies van bestanden worden opgeslagen door ‘version history’ aan te passen. Wil je maatwerkadvies, of heb je vragen over je opslagruimte en de mogelijkheden om meer ruimte aan te schaffen? Neem dan contact op met Brisk ICT. [...]

Google, Firefox, Opera... welk icoontje tik jij aan, als je een website wilt bezoeken? Iedereen heeft zo zijn lievelingsbrowser. Omdat die lekker snel aanvoelt, handige add-ons heeft, en omdat je blindelings de weg kunt vinden in het browservenster. In dit artikel presenteren we Edge als dé serieuze kandidaat om vanaf nu het web mee te bestormen.  

Van binnen en buiten het beste

De nieuwste versie van Microsoft Edge gebruikt de broncode van Chromium, die ook de Googlebrowser zijn kracht geeft. Aan de oppervlakte werkt Edge net even beter samen met andere Microsoftdiensten. Dankzij de integratie in het ecosysteem van Microsoft 365 werkt alles feilloos met Edge samen.  

Zeer veilig

Zoals je weet komen de meeste dreigingen voor bedrijven van buitenaf, via ontfutselde wachtwoorden, virussen en malware. Voor bedrijven die Microsoft gebruiken biedt Edge forse beveiliging.

• Op de achtergrond van Edge draait voortdurend Microsoft Defender SmartScreen mee. Deze dienst blokkeert automatisch onveilige websites en schadelijke downloads.
• Edge controleert opgeslagen aanmeldgegevens automatisch op hacks: komt een wachtwoord voor op een lijst in het darkweb, dan krijg je een melding en kun je het tijdig veranderen
• Als beheerder kun je bepaalde add-ons toestaan en andere blokkeren, en ook de favorieten en de startpagina configureren

 

Log niet in met je privé-mailadres

Vaak loggen medewerkers in Google Chrome in met hun privé-mailadres. Op het eerste gezicht handig, want ook daar worden instellingen en wachtwoorden goed bewaard. Dit betekent echter dat ze op alle apparaten waar ze met die gegevens inloggen, hun bedrijfswachtwoorden beschikbaar hebben. Laat je medewerkers dus in Edge inloggen met hun bedrijfsaccount, waardoor hun wachtwoorden buiten de bedrijfsapparatuur, en zodra ze uit dienst gaan, niet meer beschikbaar zijn. En laat je systeembeheerder de mogelijkheid blokkeren om met hun privé-account in te loggen op de browser die ze professioneel gebruiken.  

Overstappen op Edge is makkelijk

Wil je overstappen naar de browser van Microsoft Edge? Dat kunnen we ons voorstellen! Je hoeft niet bang te zijn dat je data van je vorige browser kwijtraakt. Microsoft ontwikkelde de Edge Wizard, die de favorieten, wachtwoorden en instellingen eenvoudig van iedere andere browser kan overnemen. Ook van Google Chrome.  

Ieder apparaat gesynchroniseerd

En als je Edge eenmaal hebt geïnstalleerd, en je logt in met je bedrijfsaccount, dan is de browser op ieder apparaat dat jij gebruikt hetzelfde ingesteld. Want Edge synchroniseert de favorieten, geschiedenis en wachtwoorden tussen al je apparaten.  

Kortom: een favoriet

Je snapt nu wel waarom Microsoft Edge onze favoriete browser is. Veel veiligheid, naadloze integratie en uitstekend te beheren. Maar ook: gewoon snel en soepel browsen met handige add-ons. Meer weten over de mogelijkheden die Microsoft Edge jouw bedrijf biedt? Neem contact op! [...]

Organisaties die nooit met externe partijen samenwerken... wij kennen ze niet. En dankzij de Microsoft Teams-omgeving is co-creatie met meerdere partijen supermakkelijk geworden. Ook als de partijen bestaan uit leden van verschillende teams binnen je organisatie trouwens. In Teams heeft iedereen steeds toegang tot de laatste versie van de projectdocumentatie, en je kunt elkaar binnen de omgeving van het project rechtstreeks ontmoeten en berichten sturen.  

Beheer de toegang zodra een project eindigt

Maar wat als een project erop zit? Of een externe partij haakt af? Zeker wanneer de groep met gevoelige informatie werkt, wil je niet dat mensen daar tot in de eeuwigheid toegang toe hebben. Je wilt, kortom, controle hebben over wie wanneer bij welke gegevens kan. Dat moet je zelfs kunnen laten zien als je accountantscontrole of een beveiligingsaudit krijgt. Neem bijvoorbeeld een interieurbouwer die samenwerkt met vormgevers en stoffeerders. Ze werken samen in Teams, en delen daar alle relevante ontwerpen. Als er een partij afhaakt, hoeft die natuurlijk niet op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen het project. En als het project is gestopt, hoeven de toegangsgegevens van de gasten niet in de organisatie te blijven rondzwerven. De stofkam erdoor!  

Oplossing: Microsoft Access reviews

Microsoft schiet te hulp met de functie Access reviews. Daarmee kun je, met een regelmaat die je zelf instelt, en volgens eigen regels, inzicht krijgen in wie er allemaal toegang heeft tot informatie in welke groep. En je kunt de rechten en rollen intrekken en wijzigen. Ook kun je medewerkers regelmatig opnieuw toegang laten vragen tot gevoelige informatie, om op die manier vinger aan de pols te houden.  

Voordelen en implementatie

Met Microsoft Access reviews houd je, ten slotte, ook grip op de rollen en rechten die gebruikers hebben. Zo voorkom je dat je deuren naar informatie openhoudt, die eigenlijk gesloten zouden moeten blijven. Optimaliseer je beveiliging met Brisk ICT. Ook voor jouw organisatie is Access reviews een superhandige dienst. Vraag je technisch consultant van Brisk ICT naar de mogelijkheden en voorwaarden. [...]