Gelukkig hebben we de back-up nog… toch!?

Papier is passé. Of het nu je agendasoftware is, je e-mail of een database met klantgegevens: plannen, communiceren en opzoeken doe je digitaal razendsnel en trefzeker. Archiefkasten en stapels documenten zijn inmiddels eerder uitzondering dan regel.

Dat scheelt tijd, bomen en vierkante meters. Maar ‘alles digitaal’ heeft ook een kwetsbare kant. Menselijke fouten, kwaadwillende cybercriminelen (ransomware!) en storingen in hardware of software kunnen belangrijke gegevens in één klap onbruikbaar maken of simpelweg laten verdwijnen. Wat kun je hiertegen doen?

Een gegevenskopie voor gevallen van nood

Je kunt je hier op verschillende manieren tegen wapenen. Bijvoorbeeld door training van je medewerkers, goede beveiligingssoftware en natuurlijk professioneel IT-beheer (zei daar iemand Brisk ICT?). Maar als er dan toch iets misgaat – en dat gebeurt soms – kun je altijd terugvallen op je meest recente gegevenskopie. Als je die hebt tenminste.

We vertellen je over het belang van back-ups, en hoe je ervoor zorgt dat die nog werken als je ze nodig hebt. Je zult zien dat je met Brisk ICT backups maakt als een BaaS.

Verschillende varianten

Als je denkt aan een back-up, dan is het eerste wat bij je opkomt waarschijnlijk een soort digitale archiefkast voor je gebruikersdata. Gooi je bijvoorbeeld per ongeluk een document weg, of moet je systeem opnieuw geïnstalleerd worden, dan vind je in dat archief (hopelijk) een recente kopie. Ook agenda-items en mailberichten horen bij je gebruikersdata.

Wil je dat ook systeeminstellingen, gebruikersnamen en wachtwoorden bewaard blijven, dan maak je een kopie van je hele systeem, inclusief je gebruikersdata. Als deze kopie wordt teruggezet, werkt alles weer precies zoals tevoren.

Het is gebruikelijk (en verstandig) om zowel een systeemback-up, als een back-up van gebruikersdata te maken. 1 keer per dag of om de paar dagen, of misschien iedere 10 minuten. Afhankelijk van wat jouw bedrijf nodig heeft.

Belangrijk: kopieer ook je cloud

Werken en gegevens opslaan in de cloud is niet meer weg te denken. Wat mensen vaak over het hoofd zien: ook die data zijn kwetsbaar voor menselijke fouten of een aanval van cybercriminelen. Daarom moet je ook altijd zorgen voor een kopie van je on-line data, op een andere server natuurlijk. Daar is software voor, die automatisch en veilig een kopie van je clouddata elders opslaat.

Waar bewaar je je back-up?

Naast menselijke en technische oorzaken kunnen je digitale gegevens ook door natuurgeweld verloren gaan. Waterschade en brand zijn vanzelfsprekend niet gezond voor je digitale gegevensdragers. Daarom bewaar je je back-up altijd buiten het pand.

Dat kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld dagelijks een systeemkopie op een draagbare SSD meenemen naar huis of naar een andere locatie.

Je kunt ook een in de cloud een gegevenskopie maken. Daarvoor gebruik je natuurlijk het back-up-systeem van Brisk ICT, dat draait op vertrouwde servers in ons eigen datacenter.

Versleutel je gegevenskopie

Je gegevens extern bewaren moet natuurlijk wel veilig gebeuren. Of het nu op een externe diskdrive is die je mee naar huis neemt, of in de cloud. Want je moet er niet aan denken dat ransomware op je systeem in één moeite door ook je back-ups onbruikbaar maakt. Of dat een hacker of een onnadenkende medewerker alsnog de gegevens in je kopie wijzigt of onklaar maakt. Laat staan dat iemand de draagbare drive met je systeemkopie kwijtraakt in de trein.

Sla je back-up daarom altijd versleuteld op, of die nu offline of in de cloud gemaakt wordt. En maak de bestanden voor een aantal dagen ‘immutable’. Dat betekent dat de data gedurende die tijd niet kunnen worden aangepast. Ransomware heeft dan geen invloed op je back-up, en jij hebt tijd om je wachtwoorden aan te passen, malware te verwijderen en alle gegevens op een schoon systeem terug te zetten.

Natuurlijk kies je ook zorgvuldig uit wie je toegang tot je back-ups geeft.

Test je back-up regelmatig

Alles veilig? Bijna alles. Bij het maken van een digitale kopie kan namelijk onverhoopt iets misgaan. Stel je voor dat je back-up door een softwarefout onleesbaar blijkt te zijn, net als je hem nodig hebt.

Daarom is het noodzakelijk om je gegevenskopie regelmatig te laten testen. Accountants vragen ook steeds vaker om zo’n ‘restore-test’, met het oog op de continuïteit van je bedrijf. Gelukkig kan zo’n test, net als de back-up zelf, volledig geautomatiseerd.

De BaaS neemt je alles uit handen

Bij het zorgen voor een goede back-up komt dus meer kijken dan je misschien dacht. Overweeg eens om gebruik te maken van de BaaS van Brisk ICT. Met onze dienst Back-up as a Service zorgen wij dat je in geval van nood (en als je accountant erom vraagt) altijd een beveiligde back-up achter de hand hebt die compleet en recent genoeg is om je bedrijf snel weer door te laten draaien.

Wil je meer weten over back-up’s? Neem gerust contact op.