Het Drentse Landschap
Jos Hassing en Ellen de Jong van Het Drentse Landschap op Landgoed Overcingel.
Begin 2020 startte non-profitorganisatie Het Drentse Landschap operatie werkplek 2.0. ‘De ict-omgeving en de software waarmee we werkten waren verouderd en storingsgevoelig,’ vertellen Ellen de Jong (directiesecretaresse) en Jos Hassing (administrateur en ict-aanpreekpunt).
‘We werkten met losse software-pakketten die niet met elkaar praatten en waarvoor de ondersteuning door Microsoft binnenkort zou wegvallen,’ vertelt Jos. ‘Als gevolg van de vele storingen was de gebruikerstevredenheid onder onze ruim veertig medewerkers laag,’ vult Ellen aan. Vandaar dat Het Drentse Landschap wilde migreren naar een toekomstbestendig en flexibel bedrijfsplatform. Onder leiding van een extern adviseur werd een pitch georganiseerd waarvoor een viertal ict-dienstverleners werd uitgenodigd.
Geïntegreerde ict-oplossing
Ook Brisk ICT mocht een visie op werkplek 2.0 komen presenteren. ‘We waren getipt door onze buren van het Drents Archief,’ zegt Ellen. ‘Zij vertelden ons over hun goede ervaringen met hen.’ Jos: ‘Lang verhaal kort: Brisk ICT sprong eruit met hun voorstel voor een Managed Microsoft 365 Modern Desktop-platform. Het integreert alles wat nodig is voor de ict-infrastructuur en -werkplekken van een organisatie in één oplossing. Hun aanbieding was uitermate compleet, van levering, installatie en licenties tot beheer en ondersteuning. Brisk ICT bood ook als enige partij internettelefonie in eigen beheer.’
Financiële transparantie
Het beoordelingsteam van Het Drentse Landschap was ook blij met de duidelijke presentatie. Ellen: ‘We kregen een helder beeld van wat we konden verwachten, inclusief een detailleerde begroting. Brisk ICT rekende ons precies voor wat de eenmalige investeringen en de vaste kosten zouden zijn. Voor een goededoelenorganisatie als de onze is die financiële transparantie enorm belangrijk.’
‘Met Managed Microsoft 365 biedt Brisk ICT ons één geïntegreerde, organisatiebrede oplossing’
Een open en pragmatische opstelling, oplossingsgericht. Zo typeert Jos de werkwijze van Brisk ICT. ‘De echte migratie had nog niet plaatsgevonden toen de corona-lockdown werd afgekondigd. Ondanks de drukte zorgde Brisk ICT ervoor dat binnen 14 dagen iedereen thuis op zijn laptop en telefoon kon werken met Teams.’
Microsoft Teams
Corona heeft volgens Ellen de werkprocessen ingrijpend veranderd. ‘De Microsoft-app Teams is nu het samenwerkingsplatform waarop medewerkers ’s ochtends inloggen om alleen en samen documenten te bewerken in de gekoppelde Office-programma’s. Voorheen stuurde je elkaar een e-mailtje, nu gebeurt het uitwisselen van berichten binnen Teams.’
Dat vraagt om een omslag in denken. De eerste reacties van medewerkers zijn echter positief: thuiswerken, flexibel zijn, videovergaderen, zonder papieren toch alles bij de hand hebben. Jos: ‘We zijn op dit moment een van de weinige organisaties die volledig in Microsoft Teams werken. Al onze werkdocumenten en het hele fotoarchief zijn gekoppeld met deze toepassing. Technisch werkt het goed. Ook dankzij de perfect helpdesk-ondersteuning van Brisk ICT.’ Ellen sluit af: ‘Toch hebben we het gevoel dat we pas aan het begin staan. Er valt nog veel winst te behalen. We verwachten dat Brisk ICT daarin verder meedenkt en ons adviseert.’
Over Het Drentse Landschap
Stichting Het Drentse Landschap zet zich in voor de bescherming van de natuur en het erfgoed in Drenthe. De stichting heeft de zorg over meer dan 9.000 hectare natuur, ruim 330 gebouwen, 22 hunebedden en vele archeologische objecten, zoals grafheuvels.
Het Drentse Landschap telt zo’n 16.000 beschermers en 400 vrijwilligers.
