Blijft jouw Copilot data wel in Europa?

Microsoft Copilot wordt binnen veel organisaties steeds intensiever gebruikt. Niet alleen in Microsoft 365, maar ook binnen Dynamics 365 en Power Platform. Grote kans dus dat Copilot inmiddels onderdeel is van de dagelijkse werkplek. Microsoft heeft recent een technische wijziging doorgevoerd die gevolgen kán hebben voor waar Copilot-verzoeken worden verwerkt: Flex Routing.

Voor veel organisaties is dit relevant vanuit privacy, compliance en informatiebeveiliging. In dit artikel leggen we uit:

  • wat Flex Routing is
  • waarom Microsoft dit toepast
  • wat dit betekent voor data en privacy
  • welke keuze organisaties hierin hebben

Wat is Microsoft Flex Routing?

Wanneer veel gebruikers tegelijk gebruikmaken van Copilot, kan de belasting op Europese datacenters oplopen. Om prestaties stabiel te houden, gebruikt Microsoft sinds 17 april 2026 een techniek genaamd Flex Routing. Hierbij mag Microsoft tijdelijk capaciteit inzetten buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld in:

  • de Verenigde Staten
  • Canada
  • Australië

Dit gebeurt alleen wanneer extra capaciteit nodig is om Copilot snel en beschikbaar te houden.

Het voordeel

  • Snellere verwerking
  • Betere beschikbaarheid van Copilot tijdens piekmomenten

Mogelijk gevolg

  • Verwerking van bepaalde Copilot-data buiten de EU

Welke gegevens kunnen worden verwerkt?

Copilot gebruikt niet alleen de prompt die iemand intypt. Om een goed antwoord te kunnen geven, haalt Copilot vaak aanvullende context op uit Microsoft 365. Denk aan:

  • e-mails
  • Word-documenten
  • Excel-bestanden
  • PDF’s
  • agenda-items
  • Teams-informatie
  • andere gegevens waar de gebruiker toegang toe heeft

Een voorbeeld:

“Vat deze e-mails en documenten samen.”

In zo’n situatie kan Copilot tijdelijk inhoud verwerken uit meerdere bronnen. Wanneer Flex Routing actief is, kan een deel van die verwerking buiten de EU plaatsvinden.

Microsoft geeft aan dat gegevens tijdens transport en opslag versleuteld blijven en dat beveiligingsstandaarden behouden blijven. Toch kan de fysieke locatie van verwerking dus afwijken van de Europese datagrens.

Staat Flex Routing standaard aan?

Dat verschilt per type organisatie. Voor veel commerciële organisaties geldt meestal een opt-out-model;
Flex Routing staat standaard aan, tenzij dit actief wordt uitgeschakeld.

Voor bepaalde sectoren zoals overheid, onderwijs of sommige gereguleerde omgevingen geldt vaker een opt-in-model;
Flex Routing staat standaard uit, tenzij het expliciet wordt ingeschakeld.

Microsoft communiceert dit via het Microsoft 365 Admin Message Center.

Kun je Flex Routing uitschakelen?

Ja. Een Microsoft 365- of Power Platform-beheerder kan Flex Routing beheren via het Microsoft-beheercentrum. Wanneer Flex Routing wordt uitgeschakeld:

  • blijft verwerking binnen de EU-gegevensgrens
  • kan Copilot bij hoge belasting minder snel reageren of tijdelijk minder goed presteren

Het is dus een afweging tussen maximale datalocatiecontrole en optimale prestaties en beschikbaarheid.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Er is hierin geen standaard goed of fout antwoord. De juiste keuze hangt onder andere af van:

  • privacy- en compliance-eisen
  • sector en regelgeving
  • NIS2-verplichtingen
  • interne securityrichtlijnen
  • hoe bedrijfskritisch Copilot binnen de organisatie is

Voor sommige organisaties is het essentieel dat verwerking volledig binnen de EU blijft. Voor andere organisaties wegen continuïteit, snelheid en gebruikerservaring juist zwaarder.

Ons advies

Wij adviseren organisaties om hier bewust naar te kijken en niet blind de standaardinstellingen te volgen.

Praktische stappen

  • Controleer of Flex Routing actief is binnen de tenant
  • Beoordeel of dit past binnen het informatiebeveiligingsbeleid
  • Stem dit af met compliance, security of directie
  • Leg gemaakte keuzes vast binnen governance en risicomanagement

Hulp nodig?

Wij helpen organisaties dagelijks met Microsoft 365, security en governance-vraagstukken.

We helpen graag bij:

  • het controleren van Flex Routing binnen de Microsoft-omgeving
  • het maken van een passende afweging
  • het vertalen van technische instellingen naar begrijpelijke risico’s en beleid

Wil je sparren over de impact van Copilot, datalocatie of compliance binnen Microsoft 365? Neem gerust contact met ons op.

Ik wil graag contact met Brisk ICT
Support