AttachingIT: informatiebeveiliging voor mail en bijlagen
AttachingIT is dé oplossing voor het veiliger maken van mailverkeer en helpt uw organisatie te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per mei 2018 ingaat. Brisk ICT levert en implementeert deze oplossing voor uw organisatie. Werken met AttachingIT is gebruiksvriendelijk en eenvoudig. U kunt blijven werken vanuit uw eigen vertrouwde Outlook omgeving en het veilig versturen van een e-mail met AttachingIT is net zo eenvoudig als het versturen van een standaard e-mail.
De mail is bij veel organisaties het meest gebruikte interne en externe communicatiemiddel, ook om bestanden te versturen. Vaak zijn er echter geen richtlijnen opgesteld en maatregelen getroffen als het gaat om het versturen van bestanden met gevoelige informatie. Dit leidt tot onnodige risico’s en daarnaast is dit in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in mei 2018 ingaat. AttachingIT biedt een oplossing om de informatiebeveiliging via mail te versterken.
Email is onveilig
Berichten plus bijlage(n) worden onbeveiligd verstuurd over het internet. Zo zit deze techniek in elkaar. Betrekkelijk eenvoudig kunnen berichten plus bijlagen onderschept en meegelezen worden. Een e-mail is daarom te vergelijken met een ansichtkaart, deze gaat door meerdere handen. Een postsorteerder en postbode kunnen meelezen.
Een e-mailbericht is in essentie platte tekst. In het ontwerp zit geen beveiliging die geheimhouding tussen verzender en ontvanger kan garanderen. Begin jaren zeventig is e-mail ontstaan en met beveiliging werd toen weinig rekening gehouden. E-mailverkeer kent meerdere zwakke schakels. Het onderscheppen van mail is daar één van.
Hoe zit dit? Tussen de verzender en ontvanger zit een keten van servers (centrale computers) die de e-mail telkens ontvangen en doorsturen. Deze servers hebben dus allen toegang tot het bericht en daarmee ook de personen die toegang hebben tot deze servers. De zogenaamde ‘man in the middle’ kan deze mails onderscheppen en daarom meekijken.
AttachingIT: het veilig versturen van mail en bijlagen
AttachingIT is een product waarmee informatie in bijlagen van de mail beveiligd wordt verzonden. Deze gebruiksvriendelijke oplossing voorkomt dat ongewenste personen en instanties, de zogenaamde ‘man in the middle’, mails onderscheppen en de inhoud lezen. Naast de beveiligde verzending van mail, is het met AttachingIT ook mogelijk om (zeer) grote bijlagen te versturen.
Hoe werkt het:
- Een bijlage versturen: AttachingIT werkt middels een plugin voor Outlook (Outlook voor Mac wordt nog niet ondersteund). De bijlagen worden gescheiden van het e-mailbericht, versleuteld en naar de server van AttachingIT verstuurd. In het geval van een on premise installatie worden de bijlagen via de server van de organisatie zelf verstuurd. De ontvanger krijgt vervolgens een mail met daarin een link naar de downloadpagina waar de bijlagen gedownload kunnen worden. Via een ander mailkanaal wordt de sleutel naar de ontvanger verstuurd voor het ophalen van de bijlage. De bijlagen worden op de server van AttachingIT bewaard voor een vastgestelde periode, of op de server van de organisatie zelf.
- Een bijlage ontvangen: Wilt u binnen uw organisatie af van externe Dropbox of Wetransfer linkjes? Met AttachingIT kunt u eenvoudig een uploadverzoek versturen naar externen waarvan u een document wilt ontvangen. Diegene kan zodoende middels een beveiligde webpagina de gevraagde bestanden op een veilige manier naar uw organisatie versturen. Daarnaast kunt u als organisatie een publieke uploadpagina maken waarmee externe partijen, zoals klanten of partners, hun bestanden veilig kunnen versturen naar uw organisatie. Dit is handig wanneer u op projectbasis werkt met een externe partij waarin veel data wordt uitgewisseld.
End-to-end versleuteling
Met AttachingIT worden bijlagen beveiligd door middel van end-to-end versleuteling. Dit houdt in dat documenten al op het apparaat van de verzender versleuteld worden en dat ze pas op het apparaat van de ontvanger ontsleuteld worden. Hierdoor is de informatie onleesbaar voordat die het web opgaat en kunnen onbevoegden die de data weten te onderscheppen, de informatie niet lezen. Daarnaast wordt de inhoud van de mail zelf, de sleutel voor ontsleuteling van de bijlage en de bijlage zelf via drie verschillende kanalen gestuurd, dus de kans dat de ‘man in the middle’ de inhoud van de bijlage kan lezen is nihil.
De voordelen van werken met AttachingIT op een rij
- De plugin van AttachingIT werkt eenvoudig en gebruiksvriendelijk doordat u de vertrouwde omgeving van Outlook niet hoeft te verlaten
- AttachingIT is een open systeem, wat betekent dat u eenvoudig en veilig bijlagen naar externen kunt versturen, zelfs naar bijvoorbeeld Gmail- of Hotmail adressen
- Het is een zeer veilige manier van bijlagen versturen, door de laatste versleutelingstechnieken
- Bereid uw mail voor op de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
- Met AttachingIT kunnen bijlages van (zeer) groot formaat verzonden worden, er zit geen limiet op de bestandsgrootte, zoals bij veel mailprogramma’s wel het geval is
- Uw mailserver of inbox raakt niet overvol, doordat de bijlagen niet lokaal of in de mail opgeslagen worden
- Er zijn geen additionele software installaties vereist aan de kant van de ontvanger
- Heeft u een verkeerde bijlage verstuurd? Maak deze na verzending alsnog ontoegankelijk, zodat de ontvanger er niet meer bij kan
- Krijg volledige controle over al uw verzonden data en track de status van verzonden bestanden
- Pas de omgeving aan in uw eigen huisstijl
Managementconsole voor IT-afdeling
Met de management console van AttachingIT krijgt de IT-afdeling controle over de data dat verzonden en ontvangen wordt. Bestanden kunnen gelogd worden, direct van de server verwijderd worden en er kunnen bestands- en mailfilters ingesteld worden. Bij een on premise installatie kan ook de retentieperiode aangepast worden.
Rein advocaten & adviseurs over AttachingIT
“Als advocaten- en advieskantoor werken we met veel vertrouwelijke, gevoelige informatie van onze cliënten en onze cliënten rekenen er op dat wij op een veilige wijze met deze informatie omgaan. Dankzij Attaching IT kunnen wij deze vertrouwelijke en gevoelige informatie op een gebruiksvriendelijke, professionele en vooral veilige manier versturen.”
Verstuurt u ook regelmatig bijlagen met gevoelige data via de mail? Dan is AttachingIT een eenvoudig, gebruiksvriendelijk product om de veiligheid van uw bijlagen te waarborgen en te zorgen dat de ‘man in the middle’ niet mee kan lezen. Neem contact met ons op voor meer informatie over de werking van AttachingIT en de prijzen.
